Neexistuje jednotný návod, jak se ve světě informací nejlépe pohybovat. Získávání a zpracování informací je vysoce individuální činnost a záleží nejen na prostředí. v němž žijeme, ale i na našich vnitřních dispozicích.
Ti kdo mají dobrou paměť a dokážou logicky dobře uvažovat, získávají nová fakta vlastním myšlením. Ti, kdo mají špatnou paměť a jejichž logické myšlení není vynikající, se potřebují více spoléhat na vnější prameny. Někteří velcí vědci tráví v knihovně celé roky, jiní ani nevědí, že knihovny existují. Takových lidí je však velice málo. Nám ostatním zabírá práce s informacemi 20 až 40% našeho pracovního času. A to hovoříme jen o těch informacích, které potřebujeme ke své práci.
Zkuste odhadnout, kolik času vám zabírá zjistit, co hrají v kinech, co píšou noviny atd. Práce s informacemi v širším slova smyslu zabírá skoro polovinu našeho celkového času. Proto musíme hledat způsoby. jak co nejvíce tento čas zkrátit nebo jak ho co nejlépe využít. K tornu slouží následující odstavce:
Potřeba informace vzniká v okamžiku. kdy člověk nebo organizace začínají něco řešit a nevědí jak. Proto první pravidlo zní:
Jakmile začínáme řešit nějaký problém, musíme shromáždit informace, které nám pomohou se v něm vyznat a nalézt optimální řešení.
Nevíme sice, jak věc řešit. ale samozřejmě máme o věci jisté představy. Bohužel tyto představy mohou být velmi často chybné nebo alespoň jednostranné. Mnoho průzkumů způsobů, jak lidé pracují s informacemi, ukázalo, že rozdíl mezi tím, co si člověk myslí, že potřebuje, a tím co skutečně k vyřešení problému potřebuje, je často velmi značný.
Druhé pravidlo zní:
Problém, který chceme řešit, musíme nejprve velmi důkladně promyslet ze všech stran a teprve potom vyhledávat informace, které skutečně potřebujeme. Jako ve všech oborech lidské činnosti i zde platí: nejdříve si musíme promyslet, co vlastně chceme, abychom nevynaložili spoustu práce na cestu, po které jsme vlastně jít ani nepotřebovali.
V oblasti informační čin existují dva základní hlavní problémy: Prvním problémem je nalezení informací. V dnešní spoustě informací je velmi obtížné nalézt informaci, kterou skutečně potřebujeme. Druhým problémem je zjištění, zda získaná informace je pravdivá a spolehlivá. Informace, ve které nelze mít důvěru, není jen nekvalitní. Je nebezpečná.
Zkušeností nás tedy vedou k tomu, abychom informacím, které nejsou dostatečně kvalitní. V čem spočívá nekvalitnost informací? V tom, že jsou zastaralé a v tom, že jsou chybné.
Zastaralosti informací je v současné době největším problémem při informační činnosti. Informace zastarávají velice rychle, i když se tempo zastarávání liší podle oborů.
Historická fakta typu data narození nebo nějaké události nezastarávají, pouze se mění jejich interpretace. Mnohem rychleji zastarávají informace v technických vědách. Jsou obory, kde informace stará několik měsíců je už zastaralá. Mezi tyto obory patří například genetika a elektronické obory, zejména výpočetní technika.
Obecně platí, že informace, které jsou starší než pět let, již nestojí za to vůbec hledat, neboť byly-li dobré, pak se tyto informace opakují v novějších pramenech. A protože člověk má jen omezenou časovou a energetickou kapacitu pro shromažďování a hlavně studium a promýšlení informací, doporučujeme začínat vždy tou nejnovější literaturou a teprve potom vyhledávat literaturu starší.
Informace bývají chybné ze čtyř důvodů:
Př.: Když se pokoušíme vytvořit vynález a nehledáme průběžně nejnovější informace, obvykle na konci zjistíme, že podobný vynález už je dávno patentován a že naše práce byla zbytečná. To, co na začátku mohlo vypadat jako, geniální nápad, který nikdo jiný nemohl mít by se při sledování literatury a shánění informaci mohlo ukázat pouze jako jedno z řešení.
Informací je tolik, že všechny zvládnout nedokážeme. Vždyť ani žádná knihovna není schopna pojmout všechnu literaturu ze svého oboru. Vybíráme si jen ty informace, které se pro daný úkol hodí nejlépe. To ovšem znamená naučit se číst vědomě racionálně, přeskakovat části, které nejsou důležité. Základní poznatky oprostit od spousty podrobností.
Informace totiž není cílem, je jen nutným předpokladem řešení úkolu.
Schopnost řešit úkol rychle narůstá s každou novou informací, kterou získáváme na počátku, ale Později získané informace již nejsou tak efektivní. Příliš mnoho informací nám zabraňuje úkol dořešit.
Sebelepší informace, které nejsme schopni využít jsou nám k ničemu.
Na špičce technického vývoje jsou dnes Japonsko a západní pobřeží Spojených států.
Západní Evropa je zpožděna v průměru o několik let.
Státy střední Evropy jsou o desetiletí zpožděny za státy západní Evropy.
Informace mohou být nedostupné protože:
Informace se dělí do dvou velkých skupin:
V zásadě platí pravidlo:
Čím vzácnější a při jejím použití výnosnější je informace, tím více větší má cenu a tím více za ni musíme zaplatit.
Krajními příklady jsou korupce, při kterých například podniky získávají informace o tom, kudy povedou dálníce aby mohly na těchto místech skoupit půdu.
V českém jazyce je publikováno méně než 1% všech informací, které na světě existují. Proto vždy musíme vycházet z předpokladu, že většinu informací budeme získávat ze zahraničních pramenů a v cizích jazycích.
Vůbec nejvýznamnější úlohu v mezinárodní komunikaci hraje již řadu let angličtina. V angličtině je publikováno 60 % všech informací. Předpokládá se že toto procento stále mírně poroste. To je dáno především obrovským ekonomickým i vědeckým potenciálem Spojených států. V angličtině publikují nejen Američané a Angličané, ale také odborníci ostatních států, kteří chtějí proniknout na mezinárodní pole.
Na druhém místě ještě před několika lety s přibližně 20 % všech světových informací byla ruština. Rusko, přestože něj probíhá informační krize, zůstává i nadále velmocí. Navíc velmocí, která se bude snažit dohnat rozvinutější státy v obchodě i ve vědě. Podíl informací v ruštině se zřejmě udrží, případně poroste.
V němčině vychází cca 5 % všech světových informací.
Ve francouzštině vychází cca 3 % informací.
Velmi výrazně roste informační vliv španělštiny. To je dáno jak existenci a hospodářským rozvojem národů které hovoří španělsky, tak vlivem španělsky hovořícího obyvatelstva v samotných Spojen státech. Předpokladem je, že podíl španělsky uložených informací časem předstihne i němčinu.
Z dalších jazyků hraje mimořádnou úlohu japonština. Japonsko asi polovinu informací publikuje v angličtině a dává běžně k dispozici i zahraničním zájemcům. Přibližně polovinu jich však publikuje jenom v místních, především podnikových časopisech – v japonštině.